DOTETR, Szeged,
2005. november 5.
A dokumentum
státusza: felhasználói útmutató
Vizsgakezelés
Vizsgameghirdetés – fogalmak
A korábban kurzusszervezőnek vagy kurzusórának nevezett fogalom most kurzus. A kurzus az adott ciklusban (heti gyakoriságú, féléves, …) időponttal, hellyel és oktatóval meghirdetett képzési alkalom. A kurzusra többféle képzési programot teljesítő hallgatók jelentkezhetnek.
A korábban kurzusnak nevezett fogalom most kurzuskód. A kurzuskód mindig kurzushoz, tantárgyelemhez és képzési program(ok)hoz kötött. A hallgató képzési programjához kötött kurzuskódot lát, amikor „kurzusfelvételi” vagy „vizsgajelentkezési” időszakban a féléves munkáját tervezi. Humán (oktatói) erőforrás-takarékossággal jár, ha a szakmai követelmények szerint megengedhető kurzuskódokat egyetlen kurzushoz rendeljük.
Csak lezárt kurzushoz hirdethetek vizsgát vagy készíthetek teljesítéslapot. A kurzus meghirdetője vagy a tanulmányi osztály zárja le az egyes ciklusokra meghirdetett kurzusokat.
A kurzus
számonkérési formája (teljesítési sablon) már meghatározza, hogy Időszakhoz
kötött (vizsgaidőszakhoz kötött, pl. szigorlat, kollokvium) vagy
Időszaktól független (pl. gyakorlati, szemináriumi jegy) vizsgalapokat vagy
teljesítéslapot kell létrehozni a kurzushoz. (Egyetemi szintű döntésre várunk a
teljesítési sablon készlet rögzítésére. Ha megszületik, bekerül a tanulmányi
rendszer dokumentációi közé. Jelenleg minden teljesítési sablon Időszakhoz
kötött, tehát teljesítéslapot, vizsgalapot csak vizsgameghirdetési időszakban
lehet létrehozni. Az új készletet is Időszakhoz kötötteknek tervezzük.) A
tanulmányi rendszer nem köti meg teljesen a kezünket, megengedi pl. gyakorlati
jegy beírását teljesítéslap helyett vizsgalapon („gyak UV”), vagy kollokvium
jegy beírását vizsgalap helyett teljesítéslapon („írásbeli kollokvium egyetlen
időpontban”).
Hagyományosan
vizsga alatt a vizsgaidőszakban teljesítendő számonkérési formákat értjük:
szigorlat, kollokvium stb. Ezeket nevezzük most Időszakhoz kötött
vizsgáknak. Egy adott kurzushoz általában több vizsgaidőpontot
hirdetünk, a hallgatók a vizsgaidőpontok közül választanak. Ha az oktatónak
több kurzusa van, ezekre külön-külön vizsgaidőpontokat hirdethet, de
megengedett az is, hogy egy vizsgaidőpontban több kurzusának hallgatóit is
fogadja. Ahhoz, hogy a hallgató egy vizsgaidőpontra jelentkezhessen, a
hallgatói WEB felületen látnia kell kurzusának összes vizsgaidőpontját. A
láthatóságot és ennek tól – ig időpontjait a vizsga meghirdetőjének kell
beállítani (automatikus nyitás és zárás időpontja). Minden vizsgaidőponthoz vizsgalap
tartozik, az eredményeket ezen kell rögzíteni.
Időszaktól
független vizsgának
a hallgatók szorgalmi időszakbeli teljesítményeit értékelő formát tekintjük:
gyakorlati, szemináriumi jegy (ötfokozatú, háromfokozatú), ill. teljesítés
(kétfokozatú). Ezekhez általában nem tartozik vizsgaidőpont, a hallgatóknak nem
kell rá jelentkezni. Időszaktól független vizsgához többnyire teljesítéslap
tartozik, általában egy kurzushoz egyetlen és amelynek létrehozásakor a kurzus
összes hallgatója automatikusan rákerül. Teljesítéslaphoz csak ritkán tartozik
időpont, a hallgatókat csak a lapra bejegyzett teljesítésük érdekli (kivéve
esetleg időpontra hirdetett „gyak UV”).
Jelenleg tehát Időszakhoz kötött teljesítési sablonokkal dolgozunk, vizsgameghirdetési időszakban bármelyik kurzushoz akár vizsgalapot, akár teljesítési lapot készíthetünk.
Oktató
csak a saját kurzusaihoz, tanszéki tanulmányi felelős a tanszék által
meghirdetett kurzusokra készíthet teljesítéslapot és vizsgalapokat abban a
képzési ciklusban, amelyre a kar vizsgameghirdetési időszakot engedélyez –
többnyire a szorgalmi időszak utolsó előtti pár hetében. Időszaktól független
vizsga és teljesítéslap bármikor készíthető, ha a teljesítési sablon
tulajdonsága „évközi” (gyakorlat, szeminárium, … teljesítései). A hallgatók a
vizsgaidőszakot megelőzően jelentkeznek vizsgákra, vizsgaidőszakban a
meghirdetett vizsgák tulajdonságai által megengedett változtatásokkal élhetnek.
Technikailag
lehet régebbi ciklusú kurzusra is vizsgát hirdetni, ha ez szükséges (olyan
hallgatók számára, akiknek valamiért nem zárták le az indexét annak idején).
Oktató ezt ne tegye, bízzuk a tanulmányi osztályra vagy a tanszéki tanulmányi
felelősre.
Értelemszerűen
nem minden tulajdonságot szükséges, ill. lehet megadni teljesítéslaphoz, amely
vizsgalapok esetében fontos. A tulajdonságokat a vizsga létrehozásakor kell
beállítani, később nem minden tulajdonság módosítható. A beállított
tulajdonságokat csak nagyon szükséges esetekben módosítsuk, hiszen pl. a már jelentkezett
hallgató nem biztos, hogy értesül róla.
Alapadatok:
Hely (lefoglalt,
ill. nem lefoglalt terem), Maximális létszám (csak az itt megadott számú hallgató tud
jelentkezni a vizsgára), Minimális
létszám (ha a
jelentkezett hallgatók száma kisebb ennél, akkor a vizsga automatikusan
törlődik; a hallgatót nyilvánvalóan értesíteni kell erről, ezért ajánlatos az
egyszer meghirdetett vizsgát minden körülmények között megtartani és ide a 0
értéket írni), Hallgatói
információk (szóbeli,
írásbeli, csak UV, csak 2.UV, csak halasztott vizsga - általában egy un.
check-box kipipálásával), Vizsgáztató(k).
(A) Új, még nem látszik - a vizsga alapesetben ebben az
állapotban jön létre, a létrehozó még bármit módosíthat, a hallgató számára még
nem látható
(N) Még nincs megnyitva jelentkezésre - már látja a hallgató, de még nem lehet
rá jelentkezni
(F) Csak feliratkozás lehetséges – a hallgató látja, csak feliratkozni
tud
(B) Fel és leíratkozás lehetséges - a hallgató feliratkozhat, leiratkozhat és egyik
vizsgaidőpontról a másikra átiratkozhat
(L) Csak leiratkozás lehetséges – a hallgató már csak leiratkozhat egy
vizsgaidőpontról
(Z) Lezárva - vizsgajelentkezés
befejeződött
(S) Stornó – a vizsga törölve
( ) Lejárt – WEB-en nem jelenik meg, semmi nem
módosítható
Automatikus
megnyitáskori állapot
– csak feliratkozás vagy fel- és leiratkozás írható elő (ld. időpontok)
Időpontok:
Vizsga időpontja (dátum
és tól- ig- óra; ritka esetben nem szükséges időpont, ekkor az időpont
megadásától eltekinthetünk), Teljesítés időpontja (az indexben ez a
teljesítési dátum szerepel; automatikusan a vizsga időpontja, ha van, különben
feltétlenül megadandó legkésőbb az eredmény rögzítésekor) Automatikus
megnyitás és lezárás időpontjai (az az időpont, amikor a hallgatók
számára jelentkezésre megjelenik, ill. eltűnik a vizsga; javasolt ennek a
lehetőségnek a használata azzal, hogy egy karon minden vizsga azonos időpontban
nyíljon meg; ekkor a hallgatónak
nem kell nap mint nap, óráról órára figyelni a rendszert, mikor jelenik meg
egy-egy kurzusához vizsgaidőpont). Egy vizsgához az időpontok újbóli megadásával
több vizsgaidőpontot rendelhetünk.
Kurzuskódok: meg kell adnunk, hogy mely
kurzuskódok (a kurzusra járó hallgatók közül mely képzési programot teljesítő)
hallgatói jelentkezhetnek a vizsga időpontjaira. Egy vagy több kurzuskódot
rendelhetünk a vizsgához. Többnyire egy kurzus minden kurzuskódjára hirdetünk
vizsgát, néha több kurzusunkhoz közöset. Minden kurzuskódnál meg kell jelölnünk
a teljesítés-típust.
Az egyes ablakok Vissza vagy Mégsem gombjai visszahoznak arra az ablakra, amelyen előzőleg voltam. Emellett a világoskék sávban – navigációs sáv – tájékozódhatok arról, hol is vagyok, pl. Vizsgakezelés / Kurzusok alapján. Ha a / jelekkel elválasztott szöveg valamelyikére ütök, gombok keresgetése nélkül azonnal a felirattal jelzett (általában a kiinduló) funkcióhoz jutok.
A
tanszéki tanulmányi ügyintézőnek jóval többféle lehetősége van vizsgák
meghirdetésére, mint az oktatónak. Egy új vizsga tulajdonságai azonban a
meghirdetőtől teljesen függetlenek, így először az oktató lehetőségeit
ismertetjük, azután a tanszéki tanulmányi felelősök további lehetőségeire térünk
ki.
Azt, hogy
a hallgatóknak milyen lehetőségeik vannak vizsgára jelentkezéskor, a számukra
készült Vizsgajelentkezés dokumentumból
ismerhetjük meg. Alapesetben a hallgató bármelyik felvett kurzusának bármelyik
meghirdetett vizsgaidőpontjára jelentkezhet. Egyes esetekben a jelentkezésnek
lehetnek a képzési programokban, teljesítési típusokban előírt feltételei. Nem
jelentkezhet pl. vizsgára a hallgató, ha a kurzus tantárgyeleméhez a tanterv a
vizsga (mondjuk az előadáshoz tartozó kollokvium) előfeltételeként azt szabja,
hogy egy másik tantárgyelem (az előadáshoz kötődő gyakorlat/szeminárium)
kurzusát megelőzőleg már sikeresen teljesítenie kellett. Ilyen előfeltételek
mellett a hallgató számára igen fontos, hogy teljesítéseit időben rögzítsük a
tanulmányi rendszerben.
A szokásos képernyőn azonosítómmal és jelszavammal belépek az ETR WEB felületére.
Két
menüsort látok: a felsőn a szerepkörömet (Hallgató, Oktató, Tanszéki
adminisztrátor – ha több szerepköröm van) választhatom ki, az alsón a
végrehajtani kívánt funkciót.
Az Oktató
szerepkörben Oktatásszervezés/Vizsgák és teljesítések funkciót választom ki.
A
megjelenő lap jobb felső szélén Kezelési kört (kart) kell kiválasztanom
(több karon is oktathatok), az ott megjelenő Ciklus általában megfelelő,
mivel a kar írja elő a vizsgameghirdetés időszakát mindig az aktuális ciklusra.
Be kell
billentenem az Időszakhoz kötött (időszakhoz kötött – nem félévközi –
tulajdonságú sablonnal rendelkező kurzusokkal foglalkozok) vagy a Időszaktól
független (időszaktól független – félévközi – tulajdonságú sablonnal
rendelkező kurzusokkal foglalkozok) egyikét. Jelenleg Időszakhoz
kötött legyen kiválasztva.
Kar
kiválasztását követően megjelennek – egy „kétfülű” ablakban, amelynek most a Meghirdetés
kurzusok alapján tagja az élő – a karon tartott kurzusaim, mindegyik
mellett az esetleg már eddig hirdetett vizsgaidőpontjaim. Csak lezárt
kurzushoz hirdethetek vizsgát vagy készíthetek teljesítéslapot. (A kétfülű
ablak felett, jobbra az üres vizsgaidőpont, ill. vizsgalap lehetőségekkel ne
foglalkozzunk, azok a már említett, korábbi ciklusok kurzusaihoz való
hirdetésekre jók.)
A kurzus
alatt egy + jelet tartalmazó négyzetet látok – csomópontnak hívjuk az ilyent -,
ha erre kattintok, „kinyílik” és láthatom a kurzushoz rendelt kurzuskódokat.
Egyes mezők fölé állva az egérmutatóval, kattintás nélkül bővebb információk
jelennek meg pár másodpercre.
Ha egy
vizsgán akarok módosításokat végrehajtani vagy a vizsga adatait részletesebben
megnézni, a kis kör alakú, függőleges vonalat tartalmazó ikonra ütök. Ha
teljesítéseket akarok bejegyezni a vizsgalapra, a vizsga azonosító számára
ütök. Ha az azonosító szám előtti ikon kitöltött, a lapon már minden
teljesítést bejegyeztem. Ha új vizsgát akarok hirdetni, ill. teljesítéslapot
létrehozni a kurzushoz (és ennek minden kurzuskódjához egyidejűleg), a kurzus
alatti megfelelő szövegű ikonra ütök. Ha ezt csak a kurzus egyetlen
kurzuskódjára akarom tenni, a kurzuskód alatti ikonok közül választok.
A
vizsgaidőpontok mellett az egyik oszlopban látom a vizsgaidőpontok állapotát: lezárva
(hallgatók már nem jelentkezhetnek rá), lejárt (a jelen időnél régebbi a
vizsgaidőpont), új (még nem látják a hallgatók, ezzel még van/lesz
teendőm, hogy láthassák), nyitva (látják a hallgatók, jelentkezhetnek
rá, ha olyanok a vizsga tulajdonságai). Egy másik oszlopról leolvashatom a
jelentkezettek létszáma/minimális létszám/maximális létszám adatokat. Ha csak
meg akartam nézni, hogyan is állok a vizsgáimmal, kész is vagyok.
Így néz
ki egy, már létrehozott vizsga adatlapja, ha a kis kör alakú, függőleges
vonalat tartalmazó ikonra ütök:
Nyitott
vizsgaidőpontról lévén szó, sok lehetőséget a vizsga adatainak módosítására már
nem ad a rendszer, az elszürkített mezők nem változtathatók. „Új” állapotú
vizsga esetén lényegében minden adat módosítható: állapot, időpontok,
kurzuskódok stb. Ha van valami oka a módosítás tiltásának, a lap tetején
olvasható. (Az alábbi két kép ugyanannak az ablaknak a felső, ill. alsó fele.
Csak technikai okokból látszik kettőnek.)
Az
esetleg kívánt módosításokat a megfelelő mezőkbe beírással, kipipálással, ill.
a feliratozott gombok megütésére feljövő ablakon való kiválasztással hajthatom
végre.
Az Új
vizsgáztató gombra ez az ablak jön fel:
Az Új
kurzuskód gombra pedig ez:
Kettőt
kattintva a kiválasztott elemre, a vizsgához újabb vizsgáztató, ill.
kurzuskód(ok) adódnak, ezekkel az eredeti ablakunk frissül.
Térjünk
vissza az eredeti ablakunkhoz.
Hirdessünk
új vizsgát a kurzushoz a kurzus alatti Új vizsgára ütve. Megjelenik az
új vizsga részben kitöltött adatlapja.
Értelemszerűen
töltsük ki a vizsga alapadatait, állapotadatait, az első vizsga időpont
adatait. Annak a kurzusnak, amihez a vizsga meghirdetését kezdeményeztük
kurzuskódjai már be vannak jegyezve. Ha további kurzuskódokat is akarunk
hozzárendelni, ezt az Új kurzuskód gombbal kezdeményezhetjük, amint már láttuk.
Ha ugyanezekkel az adatokkal további vizsgaidőpontokat is akarunk hirdetni,
üssünk az Új időpont gombra.
Feljött
egy naptár, amelyen egymás után ki kell választani a hónapot, napot, órát és
percet. A naptár felső sorában látom a kiválasztottakat, ez lesz a vizsga
időpontja. A második óra/perc oszlopban kijelöltek a vizsga záró idejét fogják
jelenteni. Bármikor bármelyik elemet újra kijelölve, az elem megváltoztatható.
Az OK
gomb megnyomásával létrejött az új vizsga és a vizsgaidőpontok, ezzel
visszatérünk az eredeti ablakunkhoz, de már rajta van(nak) az új időpont(ok)
is.
Nézzük
meg az Új teljesítéslap gomb megnyomásával feljövő ablakot.
Látjuk,
csak az alapadatok némelyike, továbbá az időpont (általában érdektelen, kivéve
pl. közös írásbeli vizsga), az eredményszerzés időpontja (az az időpont, amely
a majdan beírt teljesítmények dátuma lesz; ez fontos és nem mindig azonos azzal
a dátummal, amelyiken a teljesítéslapokon beírom a jegyeket) és a kurzuskódok
szerepelnek a teljesítéslaphoz. Töltsük ki az adatokat megfelelően, ne
felejtsük el kipipálni a kurzuskódhoz tartozó teljesítéstípust (több is lehet,
csak egyet jelöljünk be). Látjuk a hallgatói létszámot, hiszen a
teljesítéslapra a kurzuskód minden hallgatója automatikusan rákerül.
Az Ok
gomb megnyomásával létrejön a teljesítéslap és visszakerülünk az előző lapra,
amelyen már ez a teljesítéslap is fent van.
Lényegében
mindent tudunk már a vizsgák meghirdetéséről.
Nézzük
most a teljesítések beírását vizsga-, ill. teljesítéslapokra.
Ehhez
üssünk rá valamelyik lezárt vizsgaidőpont azonosító számára. Feljön a
vizsgalap az adatokkal és a vizsgalapon szereplő összes hallgatóval.
Látom
hallgatónként a vizsgalapon korábban már bejegyzett teljesítéseket. Egy
vizsgalapon csak egy teljesítés jegyezhető be egy hallgatóra. Ha jogot kaptam,
egy ezen a vizsgalapon már bejegyzett teljesítést módosíthatok a jegy
alatti függőleges vonallal jelzett ikonra ütve.
Törölhetem
a bejegyzést (Törlés gomb), vagy átírhatom a jegyet és a teljesítés
dátumát, esetleg a megjelenés státuszát (OK gomb).
Ha új
teljesítést akarok bejegyezni egy hallgatóra, a Jegyet adta oszlop …
jelzésű egyik ikonra kell először ütnöm, ha át akarom állítani a vizsgáztató
nevét, vagy a teljesítés idejét, amit a lap felső részén látok. (A jegyet adta
fontos információ, azonos a vizsgáztatóval, ill. azzal, aki a papír indexet is
aláírja. Soha ne hagyjuk üresen.) Feljön egy ablak, ahol a vizsgáztatók közül
jegybeíróként egyet kijelölhetek (pl. szigorlati bizottság esetén az elnököt).
Változtathatom a jegy teljesítési dátumát is, bár ezt vizsgameghirdetéskor már
beállítottam.
Az OK
megütésére látszólag nem történik semmi, de minden teljesítés rögzítése után a
Jegyet adta oszlopban az itt adott dátum és vizsgáztató automatikusan
megjelenik.
Írjunk be
most egy teljesítést a Teszt Elek hallgatónak. Ráütve a lehulló választási
gombra, a teljesítés-típusnak megfelelő választék-lista egyik elemét
kiválaszthatom.
Kitöltődik
a jegy és a Státusz oszlop „Megjelent, vizsgázott” értékkel (ezt változtathatom
a lehulló választéklistából). A jegybeírást ismételhetem akárhány hallgatóra,
de nem feltétlenül kell minden hallgatóra.
A Rögzít
gomb megnyomására a bejegyzések érvényessé válnak, bekerülnek a hallgató
elektronikus indexébe.
A
vizsgalap alsó részén lehetőséget kapok új hallgató felvételére ezen a
lapon.
Ki kell
választanom a kurzuskódot, majd megütnöm a Hallgató kiválasztása gombot. Feljön
egy hallgatólista a kurzuskódra jelentkezett hallgatókkal, akik még nincsenek
ezen a lapon.
Megjelölhetek
néhányat és az OK gombbal rátehetem őket a vizsgalapra. Látom, most már ők is
rajta vannak.
Figyelem: a még nem rögzített, de már beírt
teljesítések új hallgató felvétele közben elvesznek. Ezért új hallgató
felvétele előtt az esetleg már beírt teljesítéseket rögzítenem kell.
Folytathatom
a teljesítések beírását és rögzítését. Teljesítéslapokra a jegyek
beírása teljesen azonos módon történik, új hallgató azonban nem vihető fel,
hiszen a kurzus (kurzuskód) minden hallgatója fent van.
Nézzük,
mi van a kétfülű ablak második, Meghirdetett vizsgák és vizsgalapok
feliratú fülén.
Látom a
vizsgalapjaimat és a teljesítéslapjaimat, erről a lapról is kezdeményezhetem a
módosításokat vagy a jegybeírásokat.
A tanszéki
tanulmányi felelősök az eddig ismertetett tevékenységek mindegyikét
végrehajthatják. Az alábbiakban csak az ezekhez képest további lehetőségeiket
ismertetjük.
Bejelentkezést
követően a Tanulmányi adminisztrátor szerepkört és az Oktatásszervezés/Vizsgák
és teljesítések funkciót kell kiválasztanom.
A jobb
felső sarokban kart, tanszéket és képzőhelyet kell
választanom (több karon, tanszéken lehet tanszéki jogosultságom).
Egy hatfülű
ablak Meghirdetett vizsgák fülén megjelenik a tanszéken eddig
meghirdetett összes vizsgaidőpont és teljesítéslap, vagy az Időszaktól
függetlenek vagy az Időszakhoz kötöttek, attól függően, hogy melyiket pontoztam
be a jobboldalon.
Ugyanúgy
módosíthatom a vizsgákat, ill. dolgozhatok a vizsgalapokkal vagy
teljesítéslapokkal, mint az oktatók.
Új
vizsgák meghirdetéséhez kiindulhatok a tanszék kurzusaiból, a (kurzusok
meghirdetéséhez szükséges) mintákból (mintaelemekből), a tanszék kurzusainak
oktatóiból vagy a mintákhoz már hozzárendelt oktatókból. A szokásaimnak, vagy
az oktatók kívánságainak megfelelő kiindulópontot az ablak megfelelő fülének
kiválasztásával érem el.
Nézzük a kurzusok
szerinti vizsgameghirdetés ablakát.
A tanszék összes kurzusát látom az
alapvető információkkal. Csak lezárt kurzushoz hirdethetek vizsgát vagy
készíthetek teljesítéslapot. A művelet oszlop Új vizsga vagy Új
teljesítéslap szövegére kattintva ugyanaz a vizsgameghirdető ablak jön fel,
mint az oktatónak. Pl. Új teljesítéslap esetében
OK
gombbal létrehoztam a teljesítéslapot.
A lapot
látja a kurzus oktatója is, beírhatja ő is a teljesítéseket, de ha leadja
papíron, én is beírhatom a lapon.
A minták
szerinti lapon a tanszék mintái jelennek meg. Egy mintaegységből kezdeményezett
vizsgára rákerülnek mindazok a kurzuskódok, amelyek ebből a mintából származó
kurzusokhoz tartoznak (az adott ciklusban).
Az oktatók
szerint lap tartalma a kurzusok szerintihez hasonló, de oktatót is
kijelölhetek, az oktató kurzusai kerülnek a listába.
Az oktatók
mintái szerinti vizsgameghirdetés lapja csupán abban különbözik az
oktatóknak megjelenő laptól, hogy a kiválasztott oktató mintáiból hirdetett
kurzusok kerülnek listázásra.
Az
ablaknak van még egy egyéni füle is. Egyetlen hallgató egyetlen
kurzuskódjára szerzett teljesítményének beírására alkalmas funkció.
A Választ
melletti gomb megnyomására egy hallgató-választó ablak jön fel, amelyről a
hallgatót kiválaszthatom egyszeri ráütéssel.
Kis
várakozás után feljön a hallgató kurzuskódjairól egy lista, bármelyikhez új
vizsgát hirdethetek.
Az ehhez
tartozó egyetlen vizsgalapra a hallgató rákerül. Tulajdonképpen csak erre a
vizsgalapra van szükségem, hogy a hallgató teljesítését beírjam.