DOTETR, Szeged, 2005. november 5.

A dokumentum státusza: felhasználói útmutató

Vizsgakezelés

WEB – Oktató, Tanszéki tanulmányi felelős

 

Vizsgameghirdetés – fogalmak

Kurzus, kurzuskód

A korábban kurzusszervezőnek vagy kurzusórának nevezett fogalom most kurzus. A kurzus az adott ciklusban (heti gyakoriságú, féléves, …) időponttal, hellyel és oktatóval meghirdetett képzési alkalom. A kurzusra többféle képzési programot teljesítő hallgatók jelentkezhetnek.

A korábban kurzusnak nevezett fogalom most kurzuskód. A kurzuskód mindig kurzushoz, tantárgyelemhez és képzési program(ok)hoz kötött. A hallgató képzési programjához kötött kurzuskódot lát, amikor „kurzusfelvételi” vagy „vizsgajelentkezési” időszakban a féléves munkáját tervezi. Humán (oktatói) erőforrás-takarékossággal jár, ha a szakmai követelmények szerint megengedhető kurzuskódokat egyetlen kurzushoz rendeljük.

Csak lezárt kurzushoz hirdethetek vizsgát vagy készíthetek teljesítéslapot. A kurzus meghirdetője vagy a tanulmányi osztály zárja le az egyes ciklusokra meghirdetett kurzusokat.

Időszakhoz kötött vagy Időszaktól független vizsga – vizsgalapok vagy teljesítéslap

A kurzus számonkérési formája (teljesítési sablon) már meghatározza, hogy Időszakhoz kötött (vizsgaidőszakhoz kötött, pl. szigorlat, kollokvium) vagy Időszaktól független (pl. gyakorlati, szemináriumi jegy) vizsgalapokat vagy teljesítéslapot kell létrehozni a kurzushoz. (Egyetemi szintű döntésre várunk a teljesítési sablon készlet rögzítésére. Ha megszületik, bekerül a tanulmányi rendszer dokumentációi közé. Jelenleg minden teljesítési sablon Időszakhoz kötött, tehát teljesítéslapot, vizsgalapot csak vizsgameghirdetési időszakban lehet létrehozni. Az új készletet is Időszakhoz kötötteknek tervezzük.) A tanulmányi rendszer nem köti meg teljesen a kezünket, megengedi pl. gyakorlati jegy beírását teljesítéslap helyett vizsgalapon („gyak UV”), vagy kollokvium jegy beírását vizsgalap helyett teljesítéslapon („írásbeli kollokvium egyetlen időpontban”).

Hagyományosan vizsga alatt a vizsgaidőszakban teljesítendő számonkérési formákat értjük: szigorlat, kollokvium stb. Ezeket nevezzük most Időszakhoz kötött vizsgáknak. Egy adott kurzushoz általában több vizsgaidőpontot hirdetünk, a hallgatók a vizsgaidőpontok közül választanak. Ha az oktatónak több kurzusa van, ezekre külön-külön vizsgaidőpontokat hirdethet, de megengedett az is, hogy egy vizsgaidőpontban több kurzusának hallgatóit is fogadja. Ahhoz, hogy a hallgató egy vizsgaidőpontra jelentkezhessen, a hallgatói WEB felületen látnia kell kurzusának összes vizsgaidőpontját. A láthatóságot és ennek tól – ig időpontjait a vizsga meghirdetőjének kell beállítani (automatikus nyitás és zárás időpontja). Minden vizsgaidőponthoz vizsgalap tartozik, az eredményeket ezen kell rögzíteni.

Időszaktól független vizsgának a hallgatók szorgalmi időszakbeli teljesítményeit értékelő formát tekintjük: gyakorlati, szemináriumi jegy (ötfokozatú, háromfokozatú), ill. teljesítés (kétfokozatú). Ezekhez általában nem tartozik vizsgaidőpont, a hallgatóknak nem kell rá jelentkezni. Időszaktól független vizsgához többnyire teljesítéslap tartozik, általában egy kurzushoz egyetlen és amelynek létrehozásakor a kurzus összes hallgatója automatikusan rákerül. Teljesítéslaphoz csak ritkán tartozik időpont, a hallgatókat csak a lapra bejegyzett teljesítésük érdekli (kivéve esetleg időpontra hirdetett „gyak UV”).

Jelenleg tehát Időszakhoz kötött teljesítési sablonokkal dolgozunk, vizsgameghirdetési időszakban bármelyik kurzushoz akár vizsgalapot, akár teljesítési lapot készíthetünk.

Vizsgameghirdetési jogosultság

Oktató csak a saját kurzusaihoz, tanszéki tanulmányi felelős a tanszék által meghirdetett kurzusokra készíthet teljesítéslapot és vizsgalapokat abban a képzési ciklusban, amelyre a kar vizsgameghirdetési időszakot engedélyez – többnyire a szorgalmi időszak utolsó előtti pár hetében. Időszaktól független vizsga és teljesítéslap bármikor készíthető, ha a teljesítési sablon tulajdonsága „évközi” (gyakorlat, szeminárium, … teljesítései). A hallgatók a vizsgaidőszakot megelőzően jelentkeznek vizsgákra, vizsgaidőszakban a meghirdetett vizsgák tulajdonságai által megengedett változtatásokkal élhetnek.

Technikailag lehet régebbi ciklusú kurzusra is vizsgát hirdetni, ha ez szükséges (olyan hallgatók számára, akiknek valamiért nem zárták le az indexét annak idején). Oktató ezt ne tegye, bízzuk a tanulmányi osztályra vagy a tanszéki tanulmányi felelősre.

Vizsgák tulajdonságai, amelyeket meghirdetéskor vagy későbbi módosításkor kell beállítani

Értelemszerűen nem minden tulajdonságot szükséges, ill. lehet megadni teljesítéslaphoz, amely vizsgalapok esetében fontos. A tulajdonságokat a vizsga létrehozásakor kell beállítani, később nem minden tulajdonság módosítható. A beállított tulajdonságokat csak nagyon szükséges esetekben módosítsuk, hiszen pl. a már jelentkezett hallgató nem biztos, hogy értesül róla.

Alapadatok: Hely (lefoglalt, ill. nem lefoglalt terem), Maximális létszám (csak az itt megadott számú hallgató tud jelentkezni a vizsgára), Minimális létszám (ha a jelentkezett hallgatók száma kisebb ennél, akkor a vizsga automatikusan törlődik; a hallgatót nyilvánvalóan értesíteni kell erről, ezért ajánlatos az egyszer meghirdetett vizsgát minden körülmények között megtartani és ide a 0 értéket írni), Hallgatói információk (szóbeli, írásbeli, csak UV, csak 2.UV, csak halasztott vizsga - általában egy un. check-box kipipálásával), Vizsgáztató(k).

Állapotadatok: a vizsga meghirdetője a következő állapotokban hozhatja létre a vizsgát – általában check-box kipipálásával:

(A) Új, még nem látszik - a vizsga alapesetben ebben az állapotban jön létre, a létrehozó még bármit módosíthat, a hallgató számára még nem látható

(N) Még nincs megnyitva jelentkezésre - már látja a hallgató, de még nem lehet rá jelentkezni

(F) Csak feliratkozás lehetséges – a hallgató látja, csak feliratkozni tud

(B) Fel és leíratkozás lehetséges -  a hallgató feliratkozhat, leiratkozhat és egyik vizsgaidőpontról a másikra átiratkozhat

(L) Csak leiratkozás lehetséges – a hallgató már csak leiratkozhat egy vizsgaidőpontról

(Z) Lezárva -  vizsgajelentkezés befejeződött

(S) Stornó – a vizsga törölve

( )  Lejárt WEB-en nem jelenik meg, semmi nem módosítható

Automatikus megnyitáskori állapot – csak feliratkozás vagy fel- és leiratkozás írható elő (ld. időpontok)

Időpontok: Vizsga időpontja (dátum és tól- ig- óra; ritka esetben nem szükséges időpont, ekkor az időpont megadásától eltekinthetünk), Teljesítés időpontja (az indexben ez a teljesítési dátum szerepel; automatikusan a vizsga időpontja, ha van, különben feltétlenül megadandó legkésőbb az eredmény rögzítésekor) Automatikus megnyitás és lezárás időpontjai (az az időpont, amikor a hallgatók számára jelentkezésre megjelenik, ill. eltűnik a vizsga; javasolt ennek a lehetőségnek a használata azzal, hogy egy karon minden vizsga azonos időpontban nyíljon meg;  ekkor a hallgatónak nem kell nap mint nap, óráról órára figyelni a rendszert, mikor jelenik meg egy-egy kurzusához vizsgaidőpont). Egy vizsgához az időpontok újbóli megadásával több vizsgaidőpontot rendelhetünk.

Kurzuskódok: meg kell adnunk, hogy mely kurzuskódok (a kurzusra járó hallgatók közül mely képzési programot teljesítő) hallgatói jelentkezhetnek a vizsga időpontjaira. Egy vagy több kurzuskódot rendelhetünk a vizsgához. Többnyire egy kurzus minden kurzuskódjára hirdetünk vizsgát, néha több kurzusunkhoz közöset. Minden kurzuskódnál meg kell jelölnünk a teljesítés-típust.

Súgó, Navigáció

 

Az ablakok Súgó feliratára ütve használati útmutatókat olvashatunk. Többfülű ablakok egyes fülein a Súgó a különböző fülekre egyedi tájékoztatókat ad.

Az egyes ablakok Vissza vagy Mégsem gombjai visszahoznak arra az ablakra, amelyen előzőleg voltam. Emellett a világoskék sávban – navigációs sáv – tájékozódhatok arról, hol is vagyok, pl. Vizsgakezelés / Kurzusok alapján. Ha a / jelekkel elválasztott szöveg valamelyikére ütök, gombok keresgetése nélkül azonnal a felirattal jelzett (általában a kiinduló) funkcióhoz jutok.

A vizsgameghirdetés lépései

A tanszéki tanulmányi ügyintézőnek jóval többféle lehetősége van vizsgák meghirdetésére, mint az oktatónak. Egy új vizsga tulajdonságai azonban a meghirdetőtől teljesen függetlenek, így először az oktató lehetőségeit ismertetjük, azután a tanszéki tanulmányi felelősök további lehetőségeire térünk ki.

Azt, hogy a hallgatóknak milyen lehetőségeik vannak vizsgára jelentkezéskor, a számukra készült Vizsgajelentkezés dokumentumból ismerhetjük meg. Alapesetben a hallgató bármelyik felvett kurzusának bármelyik meghirdetett vizsgaidőpontjára jelentkezhet. Egyes esetekben a jelentkezésnek lehetnek a képzési programokban, teljesítési típusokban előírt feltételei. Nem jelentkezhet pl. vizsgára a hallgató, ha a kurzus tantárgyeleméhez a tanterv a vizsga (mondjuk az előadáshoz tartozó kollokvium) előfeltételeként azt szabja, hogy egy másik tantárgyelem (az előadáshoz kötődő gyakorlat/szeminárium) kurzusát megelőzőleg már sikeresen teljesítenie kellett. Ilyen előfeltételek mellett a hallgató számára igen fontos, hogy teljesítéseit időben rögzítsük a tanulmányi rendszerben.

A szokásos képernyőn azonosítómmal és jelszavammal belépek az ETR WEB felületére.

 

Két menüsort látok: a felsőn a szerepkörömet (Hallgató, Oktató, Tanszéki adminisztrátor – ha több szerepköröm van) választhatom ki, az alsón a végrehajtani kívánt funkciót.

Az Oktató szerepkörben Oktatásszervezés/Vizsgák és teljesítések funkciót választom ki.

A megjelenő lap jobb felső szélén Kezelési kört (kart) kell kiválasztanom (több karon is oktathatok), az ott megjelenő Ciklus általában megfelelő, mivel a kar írja elő a vizsgameghirdetés időszakát mindig az aktuális ciklusra.

Be kell billentenem az Időszakhoz kötött (időszakhoz kötött – nem félévközi – tulajdonságú sablonnal rendelkező kurzusokkal foglalkozok) vagy a Időszaktól független (időszaktól független – félévközi – tulajdonságú sablonnal rendelkező kurzusokkal foglalkozok) egyikét. Jelenleg Időszakhoz kötött legyen kiválasztva.

Kar kiválasztását követően megjelennek – egy „kétfülű” ablakban, amelynek most a Meghirdetés kurzusok alapján tagja az élő – a karon tartott kurzusaim, mindegyik mellett az esetleg már eddig hirdetett vizsgaidőpontjaim. Csak lezárt kurzushoz hirdethetek vizsgát vagy készíthetek teljesítéslapot. (A kétfülű ablak felett, jobbra az üres vizsgaidőpont, ill. vizsgalap lehetőségekkel ne foglalkozzunk, azok a már említett, korábbi ciklusok kurzusaihoz való hirdetésekre jók.)

A kurzus alatt egy + jelet tartalmazó négyzetet látok – csomópontnak hívjuk az ilyent -, ha erre kattintok, „kinyílik” és láthatom a kurzushoz rendelt kurzuskódokat. Egyes mezők fölé állva az egérmutatóval, kattintás nélkül bővebb információk jelennek meg pár másodpercre.

Ha egy vizsgán akarok módosításokat végrehajtani vagy a vizsga adatait részletesebben megnézni, a kis kör alakú, függőleges vonalat tartalmazó ikonra ütök. Ha teljesítéseket akarok bejegyezni a vizsgalapra, a vizsga azonosító számára ütök. Ha az azonosító szám előtti ikon kitöltött, a lapon már minden teljesítést bejegyeztem. Ha új vizsgát akarok hirdetni, ill. teljesítéslapot létrehozni a kurzushoz (és ennek minden kurzuskódjához egyidejűleg), a kurzus alatti megfelelő szövegű ikonra ütök. Ha ezt csak a kurzus egyetlen kurzuskódjára akarom tenni, a kurzuskód alatti ikonok közül választok.

A vizsgaidőpontok mellett az egyik oszlopban látom a vizsgaidőpontok állapotát: lezárva (hallgatók már nem jelentkezhetnek rá), lejárt (a jelen időnél régebbi a vizsgaidőpont), új (még nem látják a hallgatók, ezzel még van/lesz teendőm, hogy láthassák), nyitva (látják a hallgatók, jelentkezhetnek rá, ha olyanok a vizsga tulajdonságai). Egy másik oszlopról leolvashatom a jelentkezettek létszáma/minimális létszám/maximális létszám adatokat. Ha csak meg akartam nézni, hogyan is állok a vizsgáimmal, kész is vagyok.

Így néz ki egy, már létrehozott vizsga adatlapja, ha a kis kör alakú, függőleges vonalat tartalmazó ikonra ütök:

Nyitott vizsgaidőpontról lévén szó, sok lehetőséget a vizsga adatainak módosítására már nem ad a rendszer, az elszürkített mezők nem változtathatók. „Új” állapotú vizsga esetén lényegében minden adat módosítható: állapot, időpontok, kurzuskódok stb. Ha van valami oka a módosítás tiltásának, a lap tetején olvasható. (Az alábbi két kép ugyanannak az ablaknak a felső, ill. alsó fele. Csak technikai okokból látszik kettőnek.)

Az esetleg kívánt módosításokat a megfelelő mezőkbe beírással, kipipálással, ill. a feliratozott gombok megütésére feljövő ablakon való kiválasztással hajthatom végre.

Az Új vizsgáztató gombra ez az ablak jön fel:

Az Új kurzuskód gombra pedig ez:

Kettőt kattintva a kiválasztott elemre, a vizsgához újabb vizsgáztató, ill. kurzuskód(ok) adódnak, ezekkel az eredeti ablakunk frissül.

Térjünk vissza az eredeti ablakunkhoz.

Hirdessünk új vizsgát a kurzushoz a kurzus alatti Új vizsgára ütve. Megjelenik az új vizsga részben kitöltött adatlapja.

 

Értelemszerűen töltsük ki a vizsga alapadatait, állapotadatait, az első vizsga időpont adatait. Annak a kurzusnak, amihez a vizsga meghirdetését kezdeményeztük kurzuskódjai már be vannak jegyezve. Ha további kurzuskódokat is akarunk hozzárendelni, ezt az Új kurzuskód gombbal kezdeményezhetjük, amint már láttuk. Ha ugyanezekkel az adatokkal további vizsgaidőpontokat is akarunk hirdetni, üssünk az Új időpont gombra.

 

Feljött egy naptár, amelyen egymás után ki kell választani a hónapot, napot, órát és percet. A naptár felső sorában látom a kiválasztottakat, ez lesz a vizsga időpontja. A második óra/perc oszlopban kijelöltek a vizsga záró idejét fogják jelenteni. Bármikor bármelyik elemet újra kijelölve, az elem megváltoztatható.

Az OK gomb megnyomásával létrejött az új vizsga és a vizsgaidőpontok, ezzel visszatérünk az eredeti ablakunkhoz, de már rajta van(nak) az új időpont(ok) is.

Nézzük meg az Új teljesítéslap gomb megnyomásával feljövő ablakot.

Látjuk, csak az alapadatok némelyike, továbbá az időpont (általában érdektelen, kivéve pl. közös írásbeli vizsga), az eredményszerzés időpontja (az az időpont, amely a majdan beírt teljesítmények dátuma lesz; ez fontos és nem mindig azonos azzal a dátummal, amelyiken a teljesítéslapokon beírom a jegyeket) és a kurzuskódok szerepelnek a teljesítéslaphoz. Töltsük ki az adatokat megfelelően, ne felejtsük el kipipálni a kurzuskódhoz tartozó teljesítéstípust (több is lehet, csak egyet jelöljünk be). Látjuk a hallgatói létszámot, hiszen a teljesítéslapra a kurzuskód minden hallgatója automatikusan rákerül.

Az Ok gomb megnyomásával létrejön a teljesítéslap és visszakerülünk az előző lapra, amelyen már ez a teljesítéslap is fent van.

Lényegében mindent tudunk már a vizsgák meghirdetéséről.

Nézzük most a teljesítések beírását vizsga-, ill. teljesítéslapokra.

Ehhez üssünk rá valamelyik lezárt vizsgaidőpont azonosító számára. Feljön a vizsgalap az adatokkal és a vizsgalapon szereplő összes hallgatóval.

Látom hallgatónként a vizsgalapon korábban már bejegyzett teljesítéseket. Egy vizsgalapon csak egy teljesítés jegyezhető be egy hallgatóra. Ha jogot kaptam, egy ezen a vizsgalapon már bejegyzett teljesítést módosíthatok a jegy alatti függőleges vonallal jelzett ikonra ütve.

Törölhetem a bejegyzést (Törlés gomb), vagy átírhatom a jegyet és a teljesítés dátumát, esetleg a megjelenés státuszát (OK gomb).

Ha új teljesítést akarok bejegyezni egy hallgatóra, a Jegyet adta oszlop jelzésű egyik ikonra kell először ütnöm, ha át akarom állítani a vizsgáztató nevét, vagy a teljesítés idejét, amit a lap felső részén látok. (A jegyet adta fontos információ, azonos a vizsgáztatóval, ill. azzal, aki a papír indexet is aláírja. Soha ne hagyjuk üresen.) Feljön egy ablak, ahol a vizsgáztatók közül jegybeíróként egyet kijelölhetek (pl. szigorlati bizottság esetén az elnököt). Változtathatom a jegy teljesítési dátumát is, bár ezt vizsgameghirdetéskor már beállítottam.

Az OK megütésére látszólag nem történik semmi, de minden teljesítés rögzítése után a Jegyet adta oszlopban az itt adott dátum és vizsgáztató automatikusan megjelenik.

Írjunk be most egy teljesítést a Teszt Elek hallgatónak. Ráütve a lehulló választási gombra, a teljesítés-típusnak megfelelő választék-lista egyik elemét kiválaszthatom.

Kitöltődik a jegy és a Státusz oszlop „Megjelent, vizsgázott” értékkel (ezt változtathatom a lehulló választéklistából). A jegybeírást ismételhetem akárhány hallgatóra, de nem feltétlenül kell minden hallgatóra.

A Rögzít gomb megnyomására a bejegyzések érvényessé válnak, bekerülnek a hallgató elektronikus indexébe.

A vizsgalap alsó részén lehetőséget kapok új hallgató felvételére ezen a lapon.

Ki kell választanom a kurzuskódot, majd megütnöm a Hallgató kiválasztása gombot. Feljön egy hallgatólista a kurzuskódra jelentkezett hallgatókkal, akik még nincsenek ezen a lapon.

Megjelölhetek néhányat és az OK gombbal rátehetem őket a vizsgalapra. Látom, most már ők is rajta vannak.

Figyelem: a még nem rögzített, de már beírt teljesítések új hallgató felvétele közben elvesznek. Ezért új hallgató felvétele előtt az esetleg már beírt teljesítéseket rögzítenem kell.

Folytathatom a teljesítések beírását és rögzítését. Teljesítéslapokra a jegyek beírása teljesen azonos módon történik, új hallgató azonban nem vihető fel, hiszen a kurzus (kurzuskód) minden hallgatója fent van.

Nézzük, mi van a kétfülű ablak második, Meghirdetett vizsgák és vizsgalapok feliratú fülén.

Látom a vizsgalapjaimat és a teljesítéslapjaimat, erről a lapról is kezdeményezhetem a módosításokat vagy a jegybeírásokat.

A tanszéki tanulmányi felelősök az eddig ismertetett tevékenységek mindegyikét végrehajthatják. Az alábbiakban csak az ezekhez képest további lehetőségeiket ismertetjük.

Bejelentkezést követően a Tanulmányi adminisztrátor szerepkört és az Oktatásszervezés/Vizsgák és teljesítések funkciót kell kiválasztanom.

A jobb felső sarokban kart, tanszéket és képzőhelyet kell választanom (több karon, tanszéken lehet tanszéki jogosultságom).

Egy hatfülű ablak Meghirdetett vizsgák fülén megjelenik a tanszéken eddig meghirdetett összes vizsgaidőpont és teljesítéslap, vagy az Időszaktól függetlenek vagy az Időszakhoz kötöttek, attól függően, hogy melyiket pontoztam be a jobboldalon.

Ugyanúgy módosíthatom a vizsgákat, ill. dolgozhatok a vizsgalapokkal vagy teljesítéslapokkal, mint az oktatók.

Új vizsgák meghirdetéséhez kiindulhatok a tanszék kurzusaiból, a (kurzusok meghirdetéséhez szükséges) mintákból (mintaelemekből), a tanszék kurzusainak oktatóiból vagy a mintákhoz már hozzárendelt oktatókból. A szokásaimnak, vagy az oktatók kívánságainak megfelelő kiindulópontot az ablak megfelelő fülének kiválasztásával érem el.

Nézzük a kurzusok szerinti vizsgameghirdetés ablakát.

 A tanszék összes kurzusát látom az alapvető információkkal. Csak lezárt kurzushoz hirdethetek vizsgát vagy készíthetek teljesítéslapot. A művelet oszlop Új vizsga vagy Új teljesítéslap szövegére kattintva ugyanaz a vizsgameghirdető ablak jön fel, mint az oktatónak. Pl. Új teljesítéslap esetében

OK gombbal létrehoztam a teljesítéslapot.

A lapot látja a kurzus oktatója is, beírhatja ő is a teljesítéseket, de ha leadja papíron, én is beírhatom a lapon.

A minták szerinti lapon a tanszék mintái jelennek meg. Egy mintaegységből kezdeményezett vizsgára rákerülnek mindazok a kurzuskódok, amelyek ebből a mintából származó kurzusokhoz tartoznak (az adott ciklusban).

Az oktatók szerint lap tartalma a kurzusok szerintihez hasonló, de oktatót is kijelölhetek, az oktató kurzusai kerülnek a listába.

Az oktatók mintái szerinti vizsgameghirdetés lapja csupán abban különbözik az oktatóknak megjelenő laptól, hogy a kiválasztott oktató mintáiból hirdetett kurzusok kerülnek listázásra.

Az ablaknak van még egy egyéni füle is. Egyetlen hallgató egyetlen kurzuskódjára szerzett teljesítményének beírására alkalmas funkció.

A Választ melletti gomb megnyomására egy hallgató-választó ablak jön fel, amelyről a hallgatót kiválaszthatom egyszeri ráütéssel.

Kis várakozás után feljön a hallgató kurzuskódjairól egy lista, bármelyikhez új vizsgát hirdethetek.

Az ehhez tartozó egyetlen vizsgalapra a hallgató rákerül. Tulajdonképpen csak erre a vizsgalapra van szükségem, hogy a hallgató teljesítését beírjam.

Vége

Kapcsolódó dokumentumok

Szóhasználati (terminológiai) eltérések, újdonságok az ETR3 és ETR között

Vizsgajelentkezés – WEB, Hallgató

Vizsgameghirdetés, Kurzusmeghirdetés időszakai